Organizar un evento es un gran desafío (aunque seas un experto), y por muy meticulosa y detallada que sea la planificación, siempre existe la posibilidad de que surjan imprevistos que no podemos controlar.
Saber cómo manejar estas situaciones de manera rápida puede marcar la diferencia entre un evento exitoso y un desastre.
Tips para que tu evento marche bien
La mejor forma de manejar imprevistos es anticiparse a ellos. Primero sería conveniente identificar los posibles problemas que podrían surgir y elaborar estrategias para resolverlo (Plan de Contingencia).
Después, delega a personas específicas diferentes responsabilidades, para que así cada miembro del equipo sepa en qué tiene que trabajar para que todo vaya sobre ruedas.
Por último, revisa todos los equipos y recursos antes del evento, de esta manera podrás evitar fallos técnicos. Los fallos técnicos son uno de los problemas más comunes en los eventos. Es conveniente hacer pruebas previas con el equipo para revisar sonido, iluminación, etc, incluso, ten recursos extras por si fallasen los principales (como por ejemplo, micrófonos).
Por último (y quizá de los puntos más importantes) es una buena comunicación entre el equipo de trabajo, todos remamos hacia el mismo punto, así que es muy importante que la comunicación sea fluida y rápida. Sería conveniente también, reunir a tu equipo después del evento. De esta forma, podréis analizar juntos los imprevistos que surgieron, comentar dudas y posibles soluciones de cara al futuro.
Identificar qué medidas fueron efectivas y cuáles se pueden mejorar es muy importante para mejorar la gestión en futuras ediciones.
En definitiva, los imprevistos en eventos son inevitables, pero con una buena preparación y una respuesta rápida y organizada, se pueden manejar de manera efectiva. La clave está en anticiparse, mantener la calma y actuar con profesionalidad para garantizar el éxito del evento y la satisfacción de los asistentes.
